회의실 문 앞에서 두 팀이 마주치는 날
열세 명짜리 회사에도 회의실은 하나뿐이었습니다. 발주처와 화상 회의를 잡아 둔 시간에 다른 팀이 먼저 들어가 있으면, 복도에서 노트북을 들고 기다립니다. 공유 캘린더에 "회의실" 일정을 적자고 했지만, 적는 사람과 안 적는 사람이 갈렸고, 적어도 겹쳤습니다. 캘린더는 겹치는 일정을 막지 않기 때문입니다.
빔프로젝터와 촬영장비는 더 심했습니다. 누가 가져갔는지는 단톡방을 거슬러 올라가야 알 수 있었고, 돌아왔는지는 캐비닛을 열어 봐야 알았습니다.
그래서 베일리온 안에 회의실·장비 예약을 넣었습니다. 만들면서 정한 원칙은 하나였습니다. 겹침은 화면이 거르지 않고 데이터베이스가 거부한다.
동시에 눌러도 한 명만 성공합니다
예약 화면에서 "이미 잡혀 있는 시간은 회색으로 보여 주면 되지 않나" 싶지만, 그 방법은 두 사람이 같은 순간에 누르면 둘 다 성공합니다. 화면은 누르기 직전의 상태만 알기 때문입니다.
베일리온은 예약 행을 저장하는 데이터베이스에 "같은 자원의 시간 구간은 서로 겹칠 수 없다"는 제약을 걸어 두었습니다. 두 사람이 같은 시간을 동시에 신청하면 먼저 도착한 하나만 들어가고, 나머지는 "그 시간에 이미 예약이 있습니다(14:00 ~ 15:00)"라는 답을 받습니다. 결재 대기 중인 예약도 자리를 차지하므로, 승인되기 전에 다른 사람이 끼어들 수 없습니다.
- 09:00~10:00 과 10:00~11:00 은 겹치지 않습니다. 끝나는 시각과 시작하는 시각이 같으면 이어서 쓸 수 있습니다.
- 시각은 30분 단위로 고릅니다. 회의는 분 단위로 다툴 일이 아니고, 칸이 적을수록 잘못 고르지 않습니다.
- 종일 예약과 여러 날 예약이 됩니다. 장비는 며칠씩 빌려 가는 일이 많아서입니다.
회의실은 바로 확정, 고가 장비는 전자결재
자원마다 "예약에 전자결재를 받는다" 스위치가 있습니다. 기본은 꺼짐입니다.
- 꺼진 자원은 신청과 동시에 확정됩니다. 회의실은 보통 이쪽이 편합니다.
- 켠 자원은 예약 신청이 결재 문서로 올라가고, 승인되어야 확정됩니다. 결재선은 조직도 기준으로 자동으로 잡히고, 직접 지정할 수도 있습니다. 촬영장비나 외부 반출이 잦은 노트북처럼 "누가 언제 가져갔는지" 기록이 필요한 것에 켜 두시면 됩니다.
결재 중인 예약을 취소하면 그 결재 문서도 같이 거둡니다. 따로 두면 이미 없는 예약에 승인 도장이 찍히는 일이 생기기 때문에, 같은 트랜잭션에서 함께 처리합니다.
전사 일정에는 "회의실 A · 김도윤"까지만
승인된 예약은 전사 일정에 자동으로 올라갑니다. 다만 거기 보이는 것은 자원 이름과 예약한 사람뿐입니다. 어떤 용무인지는 예약한 본인과 그 자원의 담당자만 봅니다. "3층 대회의실 · 김도윤" 이면 그 시간에 방이 찼다는 것만 알면 되고, 무슨 회의인지까지 전 직원이 볼 이유는 없습니다.
취소는 예약한 본인과 자원 담당자만 할 수 있고, 사유를 적어야 합니다. 담당자가 남의 예약을 취소하면 당사자에게 알림이 갑니다. 회의하러 왔는데 방이 없는 상황을 막기 위해서입니다.
등록은 다섯 칸입니다
워크스페이스 관리자가 왼쪽 메뉴 회의실·장비에서 "+ 자원 추가"로 등록합니다.
- 종류: 회의실 / 장비 / 기타
- 이름: "3층 대회의실", "빔프로젝터 A" 처럼 부르는 이름 그대로
- 수용 인원: 비워도 됩니다
- 위치: "본관 3층 안쪽" 같은 사람이 읽는 설명. 좌표나 지도는 저장하지 않습니다
- 전자결재 여부
자원이 하나라도 등록되면 구성원 전원에게 메뉴가 보입니다. 차량 예약처럼 담당자를 배정해야 쓰는 구조가 아니라, 회의실은 누구나 잡는 것이 정상이라서 그렇게 정했습니다. 게스트는 예약하지 못합니다.
요금제
- 무료 5인 요금제는 자원 2개까지, 유료는 제한이 없습니다. 기능 차이는 없고 개수만 다릅니다.
- 유료에서 무료로 내려가 자원이 한도를 넘으면, 넘은 자원은 새 예약만 잠깁니다. 이미 잡힌 예약을 보고 취소하는 것은 그대로 됩니다. 취소까지 막으면 그 시간대를 아무도 못 쓰는 유령 예약이 남기 때문입니다.
정직하게
- 반복 예약("매주 월요일 10시")은 아직 없습니다. 반복은 수정과 삭제의 뜻이 복잡해져서 첫 판에서는 뺐습니다. 대신 여러 날 종일 예약으로 대신하실 수 있습니다.
- 예약 시각 변경은 확정된 예약만 됩니다. 결재 중인 예약은 취소하고 다시 올리셔야 합니다.
- 장비 반납 확인 기능은 없습니다. 예약 종료 시각이 지나면 끝난 것으로 봅니다.
써 보시려면
90일 무료 링크로 시작하시고, 회의실 하나만 등록해 보세요. 그날부터 "회의실 비었나요"라는 메시지가 줄어듭니다.
— (주)디엑시트 대표 장성민