발주처 담당자에게 메신저 계정을 만들어 달라고 할 수는 없습니다
공공 SI 는 발주처와 매일 이야기합니다. 그런데 발주처 담당자에게 "저희 협업툴에 가입해 주세요"라고 하면 대부분 거절합니다. 그래서 결국 메일과 전화, 카톡으로 돌아갑니다. 파일은 메일 첨부로 오가고, 일정은 엑셀로 다시 만들어 보냅니다.
베일리온은 외부인을 위한 자리를 따로 뒀습니다. 게스트입니다.
게스트는 초대받은 방만 봅니다
- 게스트는 초대받은 프로젝트방에만 들어갑니다. 다른 방은 목록에도 없고, 주소를 알아도 열리지 않습니다.
- 전사 일정, 다른 프로젝트, 사내 문서함, 결재는 보이지 않습니다. 그 방의 대화·파일·WBS·일정·문서함 탭만 봅니다.
- 게스트가 스스로 다른 방에 들어가는 길은 없습니다. 방마다 초대가 있어야 합니다.
사내용 그룹웨어를 SaaS 로 바꾸면서 가장 조심한 곳이 여기입니다. 사내에서는 "공개 채널 = 전 직원 열람"이 정상이지만, 외부인이 들어오는 순간 같은 규칙이 유출이 됩니다. 그래서 게스트는 모든 경로에서 "초대받은 방인가"를 먼저 봅니다.
게스트는 돈을 내지 않습니다
- 게스트 본인은 가입만 하면 됩니다. 카드도, 요금제도 없습니다. 초대가 유지되는 한 계속 무료입니다.
- 초대한 쪽(우리 팀)도 게스트 때문에 좌석을 사지 않습니다. 무료 팀은 게스트 3명, 유료 팀은 좌석 수만큼 게스트를 둘 수 있습니다.
- 한 게스트가 프로젝트방 두 개 이상에 동시에 들어가 있으면 그때만 좌석 하나를 씁니다. 어느 방 때문인지 관리자 화면에서 보고 바로 뺄 수 있습니다.
발주처가 받는 화면에 한 줄
전자계약 서명 페이지와 문서 외부 공유 페이지 맨 아래에 "베일리온으로 보낸 문서입니다 · 5명까지 무료로 시작하기" 한 줄이 있습니다. 발주처가 저희를 처음 보는 자리라서요. 유료 팀은 관리자 설정에서 끌 수 있습니다. 그 링크에는 문서 토큰이 실리지 않습니다.
게스트가 방에 처음 들어오면 "이 프로젝트방은 베일리온입니다. 게스트는 계속 무료이고, 우리 팀 방을 만들면 5명까지 무료입니다" 안내가 한 번 뜨고, 닫으면 다시 뜨지 않습니다.
정직하게
- 게스트도 그 방 안에서는 구성원과 같습니다. 파일을 올리고 WBS 를 고칠 수 있습니다. 읽기 전용 게스트는 아직 없습니다(요청이 많으면 넣습니다).
- 게스트가 올린 파일은 그 방 소유입니다. 게스트를 내보내도 파일은 남습니다.
- 게스트 초대는 워크스페이스 관리자나 방 관리자가 합니다. 일반 구성원은 못 합니다.
써 보시려면
90일 무료 링크로 시작하시고, 프로젝트방 하나 만들어 발주처 담당자 한 분을 게스트로 초대해 보세요. 그분은 가입 외에 아무것도 할 게 없습니다.
— (주)디엑시트 대표 장성민