우리도 그랬습니다
전자결재 시스템이 있었습니다. 그런데 급하면 단톡방이었습니다. "대표님, 이거 진행해도 될까요?" — "네 확인했습니다." 끝. 빠르고 편했습니다. 문제는 석 달 뒤에 왔습니다.
다섯 가지 문제
- 찾을 수가 없다. "그때 승인하셨잖아요" 를 증명하려면 카톡을 석 달 치 스크롤합니다. 못 찾으면 없던 일이 됩니다.
- 누가 승인했는지 모호하다. 팀장이 "ㅇㅋ" 라고 했는데, 그게 승인인지 읽었다는 뜻인지 본인도 나중엔 모릅니다.
- 후속 처리가 안 따라온다. 휴가를 단톡방에서 승인하면 캘린더에 안 뜹니다. 연차 잔여도 안 줄어듭니다. 인사 담당자가 따로 엑셀을 고칩니다.
- 금액이 흩어진다. 지출 승인이 채팅에 있으면 월말에 누가 얼마를 썼는지 다시 모아야 합니다. 세무사가 물으면 캡처를 찾습니다.
- 새 사람이 규칙을 모른다. "우리 회사는 이건 단톡방, 저건 결재" 같은 암묵지는 문서에 없습니다. 입사자는 눈치로 배웁니다.
전부 결재 시스템이 없어서가 아니라, 결재가 다른 일과 이어지지 않아서 생긴 문제였습니다. 결재하고 나서 사람이 또 뭔가를 해야 하면, 사람은 결재를 건너뜁니다.
결재 한 줄로 바꾼 뒤
베일리온에서는 결재가 끝나는 순간 나머지가 따라옵니다.
- 휴가 승인 → 전사 캘린더에 뜨고, 잔여 연차가 그 자리에서 줄고, 그 사람 프로필에 "휴가 중" 이 붙습니다.
- 지출(실비) 승인 → 월별 정산 표에 자동 집계됩니다. 세무사에게는 그 표를 보냅니다.
- 차량 예약 승인 → 그 시간에 그 차가 잡히고(겹치면 아예 신청이 안 됩니다), 전사 일정에 표시되고, 타고 나면 운행기록부가 이어집니다.
- 회의실·장비 예약 → 같은 방식. 결재를 안 타는 자원은 바로 확정.
결재선은 조직도에서 자동으로 잡히고, 필요하면 직접 지정합니다. 승인·반려는 폰 알림에서 바로 누릅니다. 전결이면 뒤 결재자에게도 알려 줍니다.
한 가지 더 — 삭제하면 알림도 사라집니다
채팅이나 댓글을 실수로 올렸다가 지워도, 이미 나간 푸시 알림에는 내용이 그대로 남는 서비스가 많습니다. 저희도 그랬고, 직원분이 지적해서 고쳤습니다. 지금은 원글을 지우면 벨 알림과 잠금화면 알림이 "삭제된 메시지입니다" 로 바뀝니다. 작은 것 같지만, 실수한 날엔 큰 일입니다.
써 보시려면
5명 이하 팀은 무료로, 더 큰 팀은 3개월 무료 링크로 인원 제한 없이 써 보실 수 있습니다. 결재 양식은 일반 기안·휴가·실비 청구·지출 품의·구매 요청·야간근무·차량 예약·회의실 예약이 기본으로 들어 있고, 회사 양식을 추가하실 수 있습니다.
— (주)디엑시트 대표 장성민